會展組織是指在會展活動過程中,為實現會展目標所形成的相關特定組織以及組織設計會展活動的連續過程。

會展組織的特點[2]

  組織不是一個抽象的名詞,而是體現人群結合的體系和人群活動的模式。有效組織必須做到為員工創造一個最佳的內部環境,協調員工關係以達到統一致,齊心協力,運用人力與物力實現企業目標。

  組織是一個團體所要實現目標的工具,同一組織中不同層次的員工構成了領導與被領導的關係,這種從屬關係在一定程度上影響員工的心理反應,而組織目標的實現不是依靠個人的能力所能完成的,它是整體智慧的結晶。從這個意義上說,有效率的組織必須確保員工心理上的統一和力量上的凝聚。

  高效組織必須做到使內部信息快速傳遞,以提高企業經營效益,確保企業經營活力。對會展組織者來說,如何使企業現有的各項資源包括人、財、物等,圍繞企業經營目標有效營運起來是其面臨的重要問題之一。合理而高效的組織形式將是確保組展活動正常運行的前提條件,組展質量如何、效率如何、效益如何,都與組織工作的開展密切相關。

會展組織的要素[1]

  會展組織是通過優良的管理與服務創造具有一定品牌的展會,實現最大的經濟價值和社會價值。會展組織作為一個系統,一般包含以下要素:

  制定準確的目標是會展取得成功的必要條件。所謂會展目標,是指會展的利益相關方根據營銷戰略、市場條件和會展情況制定明確、具體的會展目的,並期望通過會展活動達到自己的目的。會展組織的目標就是實現經濟和社會效益的最佳組合。

  大型會展(如世博會)的目標相當複雜,有資料顯示,各國參加世博會,首先考慮的是政治因素,其次是經濟因素,然後才是社會文化因素。從某一企業或單位的角度來說,設定會展目標尤為重要。

  會展目標是會展策劃、籌備、展出、後續等一系列工作的方向,也就是評價每一項工作的基礎和標準。因此,應瞥充分考慮遵循市場規律和經營原則,重視會展目標並做好會展目標的制定工作。

  廣義的會展人員指參加會展活動的一切人員,既包括組織中的管理人員,又包括組織中的被管理人員。從會展組織的角度來講,會展人員主要指管理人員。建立良好的人際關係是會展組織系統的基本條件和要求。

  對於會展策劃人員來說,在會展活動中,不僅要能對人、財、物、事統籌安排,而且還應該具有一定的組織能力,包括對內部組織的調配和對外部組織的協調,以此達到共同策劃、實施會展活動的目的。

  職責是指某項職位應該承擔的責任。由於會展活動所接觸的人員十分廣泛,如國際性的會展活動更是具有人員層次高、影響大等特點,所以會展活動每個崗位的責任都比較大。從規範性、科學性的角度來說,會展活動中的每一個工作崗位都有具體的崗位職責,如何制定、宣傳、組織、落實這些崗位職責,對於會展活動的策劃組織者來說尤其重要。

  會展組織工作是一個持續不斷的過程,是維持與變革會展組織結構,並使其發揮作用、完成會展工作目標的過程。按照會展組織工作的邏輯順序,首先必須明確實現會展組織目標所必需的各種活動;其次是要對會展過程中所必需的各種活動進行組合;最後,組織工作還必須從縱橫兩個方面對組織結構進行協調和整合,以達到務實、高效的會展運作目的。

會展組織的目的[3]

  在於在會展過程中形成整體力量,以完成單獨個人力量的簡單總和所不能完成的各項展示活動,實現不同於個人目標的組織總體目標。會展組織存在於會展工作的各個方面。會展組織的核心目的是建立一個結構比較優化的會展組織結構,在儘可能減少組織成員數量的同時,高效完成組織擔負的任務。

  會展組織的最高追求是能夠吸引更多的客戶來參加展示活動,並通過優良的服務創造具有一定品牌的展會,實現最高的經濟價值和社會價值。因此,會展組織的目的也必須為實現這個目標而服務,確保組織結構呈現靈活、高效、創新、服務的特點。

會展組織結構類型[4]

  1.直線型組織結構(見圖)。組織中每一位管理者對其直接下屬有直接職權;組織中每一個人只能向一位直接上級報告;管理者在其管轄的範圍內,有絕對的職權或完全的職權。

  

  直線型組織結構的優點是結構比較簡單,權力集中,責任分明,命令統一,聯繫便捷。缺點是在組織規模較大的情況下所有管理職能都集中由一個人承擔,是比較困難的;部門間協調差。

  2.職能型組織結構(見圖)。採用按職能分工實行專業化的管理辦法,各職能機構在自己業務範圍內可以向下級下達命令和指示,直接指揮下屬。組織內除直線主管外還相應地設立一些組織機構,分擔某些職能管理的業務。

  

  職能型組織結構職能型組織結構的優點是,由於吸收專家參加管理,減輕了上層管理者的負擔,使他們有可能集中註意力以實行自己的職責。能夠適應現代組織技術比較複雜和管理分工較細的特點。缺點是多頭領導妨礙了組織的統一指揮,不利於明確劃分職責與職權;各職能機構往往從本單位的業務出發考慮工作,橫向聯繫差;對於環境發展變化的適應性差,不夠靈活;強調專業化,使管理者忽略了本專業以外的知識,不利於培養上層管理者。

  3.直線—參謀型組織結構。按照組織職能來劃分部門和設置機構,實行專業分工;把組織管理機構和人員分為兩類,一類是直線指揮部門和人員,一類是參謀部門和人員。直線部門和人員在自己的職責範圍內有決定權,對其所屬人員的工作實行指揮和命令並負全部責任。職能部門則是直線主管的參謀,只能對下級機構提供建議和業務指導,沒有指揮和命令的權力。

  直線—參謀型組織結構的優點是各級直線管理者都有相應的職能機構和人員作為參謀和助手,因而能夠對本部進行有效管理,以適應現代管理工作比較複雜而細緻的特點。每個部門都是由直線人員統一指揮,這就滿足了現代組織活動需要統一指揮和實行嚴格的責任制度的要求。缺點是下級部門的主動性和積極性受到限制,部門之間互通情報少。職能部門與直線部門之間目標不一致時,容易產生矛盾。

  4.直線—職能參謀型組織結構(見圖)。結合了直線參謀型組織結構和職能型組織結構的優點,是在堅持直線指揮的前提下,為了充分發揮職能部門的作用,直線主管在某些特殊的任務上授予某些職能部門一定權力,使他們在許可權範圍內直接指揮下屬直線部門。

  

  5.事業部組織結構(見圖)。各事業部有各自的產品和市場,實行獨立核算。事業內部則在經營上擁有自主權和獨立性。

  

  這種結構形式的特點是“集中決策,分散經營”,即企業集中決策,事業部獨立經營,這是在組織形式上由集權化向分權化轉化的改革。缺點是由於機構重覆,造成管理人員的浪費,各個事業部獨立經營,相互支援較差,各事業部主管多考慮本事業部利益,而忽視整個組織的利益。

  6.矩陣結構。也稱規劃一目標結構。它是依據職能劃分的部門和按產品(項目或服務)劃分的部門結合起來組成一個矩陣,使同一名員工與原職能部門保持組織與業務上的聯繫,又參加產品或項目小組的工作。

  它的優點是加強了各職能部門的橫向聯繫,具有較大的機動性和適應性,實行了集權與分權的結合,有利於發揮專業人員的潛力,有利於各種人才的培養。缺點是由於這種組織形式是實行縱向、橫向的領導,若處理不當,會由於意見分歧而造成工作中的相互扯皮。

  7.多維立體組織結構。直線職能制、矩陣制、事業部制和地區、時間結合為一體的複雜機構形態。通過多維的立體組織結構,可使這三方面的機構協調一致,緊密配合,為實現組織的總目標服務。多維立體組織結構適用於多種產品開發、跨地區經營的跨國公司或跨地區公司,可以為這些企業在不同產品、不同地區增強市場競爭力提供組織保證。圖就是多維立體組織結構之一種。

  

  會展組織是指在會展活動過程中,為實現會展目標所形成的相關特定組織以及組織設計會展活動的連續過程。

會展組織的特點[2]

  組織不是一個抽象的名詞,而是體現人群結合的體系和人群活動的模式。有效組織必須做到為員工創造一個最佳的內部環境,協調員工關係以達到統一致,齊心協力,運用人力與物力實現企業目標。

  組織是一個團體所要實現目標的工具,同一組織中不同層次的員工構成了領導與被領導的關係,這種從屬關係在一定程度上影響員工的心理反應,而組織目標的實現不是依靠個人的能力所能完成的,它是整體智慧的結晶。從這個意義上說,有效率的組織必須確保員工心理上的統一和力量上的凝聚。

  高效組織必須做到使內部信息快速傳遞,以提高企業經營效益,確保企業經營活力。對會展組織者來說,如何使企業現有的各項資源包括人、財、物等,圍繞企業經營目標有效營運起來是其面臨的重要問題之一。合理而高效的組織形式將是確保組展活動正常運行的前提條件,組展質量如何、效率如何、效益如何,都與組織工作的開展密切相關。

會展組織的要素[1]

  會展組織是通過優良的管理與服務創造具有一定品牌的展會,實現最大的經濟價值和社會價值。會展組織作為一個系統,一般包含以下要素:

  制定準確的目標是會展取得成功的必要條件。所謂會展目標,是指會展的利益相關方根據營銷戰略、市場條件和會展情況制定明確、具體的會展目的,並期望通過會展活動達到自己的目的。會展組織的目標就是實現經濟和社會效益的最佳組合。

  大型會展(如世博會)的目標相當複雜,有資料顯示,各國參加世博會,首先考慮的是政治因素,其次是經濟因素,然後才是社會文化因素。從某一企業或單位的角度來說,設定會展目標尤為重要。

  會展目標是會展策劃、籌備、展出、後續等一系列工作的方向,也就是評價每一項工作的基礎和標準。因此,應瞥充分考慮遵循市場規律和經營原則,重視會展目標並做好會展目標的制定工作。

  廣義的會展人員指參加會展活動的一切人員,既包括組織中的管理人員,又包括組織中的被管理人員。從會展組織的角度來講,會展人員主要指管理人員。建立良好的人際關係是會展組織系統的基本條件和要求。

  對於會展策劃人員來說,在會展活動中,不僅要能對人、財、物、事統籌安排,而且還應該具有一定的組織能力,包括對內部組織的調配和對外部組織的協調,以此達到共同策劃、實施會展活動的目的。

  職責是指某項職位應該承擔的責任。由於會展活動所接觸的人員十分廣泛,如國際性的會展活動更是具有人員層次高、影響大等特點,所以會展活動每個崗位的責任都比較大。從規範性、科學性的角度來說,會展活動中的每一個工作崗位都有具體的崗位職責,如何制定、宣傳、組織、落實這些崗位職責,對於會展活動的策劃組織者來說尤其重要。

  會展組織工作是一個持續不斷的過程,是維持與變革會展組織結構,並使其發揮作用、完成會展工作目標的過程。按照會展組織工作的邏輯順序,首先必須明確實現會展組織目標所必需的各種活動;其次是要對會展過程中所必需的各種活動進行組合;最後,組織工作還必須從縱橫兩個方面對組織結構進行協調和整合,以達到務實、高效的會展運作目的。

會展組織的目的[3]

  在於在會展過程中形成整體力量,以完成單獨個人力量的簡單總和所不能完成的各項展示活動,實現不同於個人目標的組織總體目標。會展組織存在於會展工作的各個方面。會展組織的核心目的是建立一個結構比較優化的會展組織結構,在儘可能減少組織成員數量的同時,高效完成組織擔負的任務。

  會展組織的最高追求是能夠吸引更多的客戶來參加展示活動,並通過優良的服務創造具有一定品牌的展會,實現最高的經濟價值和社會價值。因此,會展組織的目的也必須為實現這個目標而服務,確保組織結構呈現靈活、高效、創新、服務的特點。

會展組織結構類型[4]

  1.直線型組織結構(見圖)。組織中每一位管理者對其直接下屬有直接職權;組織中每一個人只能向一位直接上級報告;管理者在其管轄的範圍內,有絕對的職權或完全的職權。

  

  直線型組織結構的優點是結構比較簡單,權力集中,責任分明,命令統一,聯繫便捷。缺點是在組織規模較大的情況下所有管理職能都集中由一個人承擔,是比較困難的;部門間協調差。

  2.職能型組織結構(見圖)。採用按職能分工實行專業化的管理辦法,各職能機構在自己業務範圍內可以向下級下達命令和指示,直接指揮下屬。組織內除直線主管外還相應地設立一些組織機構,分擔某些職能管理的業務。

  

  職能型組織結構職能型組織結構的優點是,由於吸收專家參加管理,減輕了上層管理者的負擔,使他們有可能集中註意力以實行自己的職責。能夠適應現代組織技術比較複雜和管理分工較細的特點。缺點是多頭領導妨礙了組織的統一指揮,不利於明確劃分職責與職權;各職能機構往往從本單位的業務出發考慮工作,橫向聯繫差;對於環境發展變化的適應性差,不夠靈活;強調專業化,使管理者忽略了本專業以外的知識,不利於培養上層管理者。

  3.直線—參謀型組織結構。按照組織職能來劃分部門和設置機構,實行專業分工;把組織管理機構和人員分為兩類,一類是直線指揮部門和人員,一類是參謀部門和人員。直線部門和人員在自己的職責範圍內有決定權,對其所屬人員的工作實行指揮和命令並負全部責任。職能部門則是直線主管的參謀,只能對下級機構提供建議和業務指導,沒有指揮和命令的權力。

  直線—參謀型組織結構的優點是各級直線管理者都有相應的職能機構和人員作為參謀和助手,因而能夠對本部進行有效管理,以適應現代管理工作比較複雜而細緻的特點。每個部門都是由直線人員統一指揮,這就滿足了現代組織活動需要統一指揮和實行嚴格的責任制度的要求。缺點是下級部門的主動性和積極性受到限制,部門之間互通情報少。職能部門與直線部門之間目標不一致時,容易產生矛盾。

  4.直線—職能參謀型組織結構(見圖)。結合了直線參謀型組織結構和職能型組織結構的優點,是在堅持直線指揮的前提下,為了充分發揮職能部門的作用,直線主管在某些特殊的任務上授予某些職能部門一定權力,使他們在許可權範圍內直接指揮下屬直線部門。

  

  5.事業部組織結構(見圖)。各事業部有各自的產品和市場,實行獨立核算。事業內部則在經營上擁有自主權和獨立性。

  

  這種結構形式的特點是“集中決策,分散經營”,即企業集中決策,事業部獨立經營,這是在組織形式上由集權化向分權化轉化的改革。缺點是由於機構重覆,造成管理人員的浪費,各個事業部獨立經營,相互支援較差,各事業部主管多考慮本事業部利益,而忽視整個組織的利益。

  6.矩陣結構。也稱規劃一目標結構。它是依據職能劃分的部門和按產品(項目或服務)劃分的部門結合起來組成一個矩陣,使同一名員工與原職能部門保持組織與業務上的聯繫,又參加產品或項目小組的工作。

  它的優點是加強了各職能部門的橫向聯繫,具有較大的機動性和適應性,實行了集權與分權的結合,有利於發揮專業人員的潛力,有利於各種人才的培養。缺點是由於這種組織形式是實行縱向、橫向的領導,若處理不當,會由於意見分歧而造成工作中的相互扯皮。

  7.多維立體組織結構。直線職能制、矩陣制、事業部制和地區、時間結合為一體的複雜機構形態。通過多維的立體組織結構,可使這三方面的機構協調一致,緊密配合,為實現組織的總目標服務。多維立體組織結構適用於多種產品開發、跨地區經營的跨國公司或跨地區公司,可以為這些企業在不同產品、不同地區增強市場競爭力提供組織保證。圖就是多維立體組織結構之一種。

  

  会展组织是指在会展活动过程中,为实现会展目标所形成的相关特定组织以及组织设计会展活动的连续过程。

会展组织的特点[2]

  组织不是一个抽象的名词,而是体现人群结合的体系和人群活动的模式。有效组织必须做到为员工创造一个最佳的内部环境,协调员工关系以达到统一致,齐心协力,运用人力与物力实现企业目标。

  组织是一个团体所要实现目标的工具,同一组织中不同层次的员工构成了领导与被领导的关系,这种从属关系在一定程度上影响员工的心理反应,而组织目标的实现不是依靠个人的能力所能完成的,它是整体智慧的结晶。从这个意义上说,有效率的组织必须确保员工心理上的统一和力量上的凝聚。

  高效组织必须做到使内部信息快速传递,以提高企业经营效益,确保企业经营活力。对会展组织者来说,如何使企业现有的各项资源包括人、财、物等,围绕企业经营目标有效营运起来是其面临的重要问题之一。合理而高效的组织形式将是确保组展活动正常运行的前提条件,组展质量如何、效率如何、效益如何,都与组织工作的开展密切相关。

会展组织的要素[1]

  会展组织是通过优良的管理与服务创造具有一定品牌的展会,实现最大的经济价值和社会价值。会展组织作为一个系统,一般包含以下要素:

  制定准确的目标是会展取得成功的必要条件。所谓会展目标,是指会展的利益相关方根据营销战略、市场条件和会展情况制定明确、具体的会展目的,并期望通过会展活动达到自己的目的。会展组织的目标就是实现经济和社会效益的最佳组合。

  大型会展(如世博会)的目标相当复杂,有资料显示,各国参加世博会,首先考虑的是政治因素,其次是经济因素,然后才是社会文化因素。从某一企业或单位的角度来说,设定会展目标尤为重要。

  会展目标是会展策划、筹备、展出、后续等一系列工作的方向,也就是评价每一项工作的基础和标准。因此,应瞥充分考虑遵循市场规律和经营原则,重视会展目标并做好会展目标的制定工作。

  广义的会展人员指参加会展活动的一切人员,既包括组织中的管理人员,又包括组织中的被管理人员。从会展组织的角度来讲,会展人员主要指管理人员。建立良好的人际关系是会展组织系统的基本条件和要求。

  对于会展策划人员来说,在会展活动中,不仅要能对人、财、物、事统筹安排,而且还应该具有一定的组织能力,包括对内部组织的调配和对外部组织的协调,以此达到共同策划、实施会展活动的目的。

  职责是指某项职位应该承担的责任。由于会展活动所接触的人员十分广泛,如国际性的会展活动更是具有人员层次高、影响大等特点,所以会展活动每个岗位的责任都比较大。从规范性、科学性的角度来说,会展活动中的每一个工作岗位都有具体的岗位职责,如何制定、宣传、组织、落实这些岗位职责,对于会展活动的策划组织者来说尤其重要。

  会展组织工作是一个持续不断的过程,是维持与变革会展组织结构,并使其发挥作用、完成会展工作目标的过程。按照会展组织工作的逻辑顺序,首先必须明确实现会展组织目标所必需的各种活动;其次是要对会展过程中所必需的各种活动进行组合;最后,组织工作还必须从纵横两个方面对组织结构进行协调和整合,以达到务实、高效的会展运作目的。

会展组织的目的[3]

  在于在会展过程中形成整体力量,以完成单独个人力量的简单总和所不能完成的各项展示活动,实现不同于个人目标的组织总体目标。会展组织存在于会展工作的各个方面。会展组织的核心目的是建立一个结构比较优化的会展组织结构,在尽可能减少组织成员数量的同时,高效完成组织担负的任务。

  会展组织的最高追求是能够吸引更多的客户来参加展示活动,并通过优良的服务创造具有一定品牌的展会,实现最高的经济价值和社会价值。因此,会展组织的目的也必须为实现这个目标而服务,确保组织结构呈现灵活、高效、创新、服务的特点。

会展组织结构类型[4]

  1.直线型组织结构(见图)。组织中每一位管理者对其直接下属有直接职权;组织中每一个人只能向一位直接上级报告;管理者在其管辖的范围内,有绝对的职权或完全的职权。

  

  直线型组织结构的优点是结构比较简单,权力集中,责任分明,命令统一,联系便捷。缺点是在组织规模较大的情况下所有管理职能都集中由一个人承担,是比较困难的;部门间协调差。

  2.职能型组织结构(见图)。采用按职能分工实行专业化的管理办法,各职能机构在自己业务范围内可以向下级下达命令和指示,直接指挥下属。组织内除直线主管外还相应地设立一些组织机构,分担某些职能管理的业务。

  

  职能型组织结构职能型组织结构的优点是,由于吸收专家参加管理,减轻了上层管理者的负担,使他们有可能集中注意力以实行自己的职责。能够适应现代组织技术比较复杂和管理分工较细的特点。缺点是多头领导妨碍了组织的统一指挥,不利于明确划分职责与职权;各职能机构往往从本单位的业务出发考虑工作,横向联系差;对于环境发展变化的适应性差,不够灵活;强调专业化,使管理者忽略了本专业以外的知识,不利于培养上层管理者。

  3.直线—参谋型组织结构。按照组织职能来划分部门和设置机构,实行专业分工;把组织管理机构和人员分为两类,一类是直线指挥部门和人员,一类是参谋部门和人员。直线部门和人员在自己的职责范围内有决定权,对其所属人员的工作实行指挥和命令并负全部责任。职能部门则是直线主管的参谋,只能对下级机构提供建议和业务指导,没有指挥和命令的权力。

  直线—参谋型组织结构的优点是各级直线管理者都有相应的职能机构和人员作为参谋和助手,因而能够对本部进行有效管理,以适应现代管理工作比较复杂而细致的特点。每个部门都是由直线人员统一指挥,这就满足了现代组织活动需要统一指挥和实行严格的责任制度的要求。缺点是下级部门的主动性和积极性受到限制,部门之间互通情报少。职能部门与直线部门之间目标不一致时,容易产生矛盾。

  4.直线—职能参谋型组织结构(见图)。结合了直线参谋型组织结构和职能型组织结构的优点,是在坚持直线指挥的前提下,为了充分发挥职能部门的作用,直线主管在某些特殊的任务上授予某些职能部门一定权力,使他们在权限范围内直接指挥下属直线部门。

  

  5.事业部组织结构(见图)。各事业部有各自的产品和市场,实行独立核算。事业内部则在经营上拥有自主权和独立性。

  

  这种结构形式的特点是“集中决策,分散经营”,即企业集中决策,事业部独立经营,这是在组织形式上由集权化向分权化转化的改革。缺点是由于机构重复,造成管理人员的浪费,各个事业部独立经营,相互支援较差,各事业部主管多考虑本事业部利益,而忽视整个组织的利益。

  6.矩阵结构。也称规划一目标结构。它是依据职能划分的部门和按产品(项目或服务)划分的部门结合起来组成一个矩阵,使同一名员工与原职能部门保持组织与业务上的联系,又参加产品或项目小组的工作。

  它的优点是加强了各职能部门的横向联系,具有较大的机动性和适应性,实行了集权与分权的结合,有利于发挥专业人员的潜力,有利于各种人才的培养。缺点是由于这种组织形式是实行纵向、横向的领导,若处理不当,会由于意见分歧而造成工作中的相互扯皮。

  7.多维立体组织结构。直线职能制、矩阵制、事业部制和地区、时间结合为一体的复杂机构形态。通过多维的立体组织结构,可使这三方面的机构协调一致,紧密配合,为实现组织的总目标服务。多维立体组织结构适用于多种产品开发、跨地区经营的跨国公司或跨地区公司,可以为这些企业在不同产品、不同地区增强市场竞争力提供组织保证。图就是多维立体组织结构之一种。

  

  8.虚拟组织。虚拟组织与传统的实体组织不同,它是围绕核-心能力,利用计算机信息技术、网络技术及通信技术,与全球企业进行互补、互利的合作,合作目的达到后,合作关系随即解散。以此种形式,能够快速获取处于全球各处的资源,为我所用,从而缩短“从观念到现金流”的周期。不仅如此,灵活的虚拟组织,可避免环境的剧烈变动给组织带来的冲击。

  会展组织是指在会展活动过程中,为实现会展目标所形成的相关特定组织以及组织设计会展活动的连续过程。

会展组织的特点[2]

  组织不是一个抽象的名词,而是体现人群结合的体系和人群活动的模式。有效组织必须做到为员工创造一个最佳的内部环境,协调员工关系以达到统一致,齐心协力,运用人力与物力实现企业目标。

  组织是一个团体所要实现目标的工具,同一组织中不同层次的员工构成了领导与被领导的关系,这种从属关系在一定程度上影响员工的心理反应,而组织目标的实现不是依靠个人的能力所能完成的,它是整体智慧的结晶。从这个意义上说,有效率的组织必须确保员工心理上的统一和力量上的凝聚。

  高效组织必须做到使内部信息快速传递,以提高企业经营效益,确保企业经营活力。对会展组织者来说,如何使企业现有的各项资源包括人、财、物等,围绕企业经营目标有效营运起来是其面临的重要问题之一。合理而高效的组织形式将是确保组展活动正常运行的前提条件,组展质量如何、效率如何、效益如何,都与组织工作的开展密切相关。

会展组织的要素[1]

  会展组织是通过优良的管理与服务创造具有一定品牌的展会,实现最大的经济价值和社会价值。会展组织作为一个系统,一般包含以下要素:

  制定准确的目标是会展取得成功的必要条件。所谓会展目标,是指会展的利益相关方根据营销战略、市场条件和会展情况制定明确、具体的会展目的,并期望通过会展活动达到自己的目的。会展组织的目标就是实现经济和社会效益的最佳组合。

  大型会展(如世博会)的目标相当复杂,有资料显示,各国参加世博会,首先考虑的是政治因素,其次是经济因素,然后才是社会文化因素。从某一企业或单位的角度来说,设定会展目标尤为重要。

  会展目标是会展策划、筹备、展出、后续等一系列工作的方向,也就是评价每一项工作的基础和标准。因此,应瞥充分考虑遵循市场规律和经营原则,重视会展目标并做好会展目标的制定工作。

  广义的会展人员指参加会展活动的一切人员,既包括组织中的管理人员,又包括组织中的被管理人员。从会展组织的角度来讲,会展人员主要指管理人员。建立良好的人际关系是会展组织系统的基本条件和要求。

  对于会展策划人员来说,在会展活动中,不仅要能对人、财、物、事统筹安排,而且还应该具有一定的组织能力,包括对内部组织的调配和对外部组织的协调,以此达到共同策划、实施会展活动的目的。

  职责是指某项职位应该承担的责任。由于会展活动所接触的人员十分广泛,如国际性的会展活动更是具有人员层次高、影响大等特点,所以会展活动每个岗位的责任都比较大。从规范性、科学性的角度来说,会展活动中的每一个工作岗位都有具体的岗位职责,如何制定、宣传、组织、落实这些岗位职责,对于会展活动的策划组织者来说尤其重要。

  会展组织工作是一个持续不断的过程,是维持与变革会展组织结构,并使其发挥作用、完成会展工作目标的过程。按照会展组织工作的逻辑顺序,首先必须明确实现会展组织目标所必需的各种活动;其次是要对会展过程中所必需的各种活动进行组合;最后,组织工作还必须从纵横两个方面对组织结构进行协调和整合,以达到务实、高效的会展运作目的。

会展组织的目的[3]

  在于在会展过程中形成整体力量,以完成单独个人力量的简单总和所不能完成的各项展示活动,实现不同于个人目标的组织总体目标。会展组织存在于会展工作的各个方面。会展组织的核心目的是建立一个结构比较优化的会展组织结构,在尽可能减少组织成员数量的同时,高效完成组织担负的任务。

  会展组织的最高追求是能够吸引更多的客户来参加展示活动,并通过优良的服务创造具有一定品牌的展会,实现最高的经济价值和社会价值。因此,会展组织的目的也必须为实现这个目标而服务,确保组织结构呈现灵活、高效、创新、服务的特点。

会展组织结构类型[4]

  1.直线型组织结构(见图)。组织中每一位管理者对其直接下属有直接职权;组织中每一个人只能向一位直接上级报告;管理者在其管辖的范围内,有绝对的职权或完全的职权。

  

  直线型组织结构的优点是结构比较简单,权力集中,责任分明,命令统一,联系便捷。缺点是在组织规模较大的情况下所有管理职能都集中由一个人承担,是比较困难的;部门间协调差。

  2.职能型组织结构(见图)。采用按职能分工实行专业化的管理办法,各职能机构在自己业务范围内可以向下级下达命令和指示,直接指挥下属。组织内除直线主管外还相应地设立一些组织机构,分担某些职能管理的业务。

  

  职能型组织结构职能型组织结构的优点是,由于吸收专家参加管理,减轻了上层管理者的负担,使他们有可能集中注意力以实行自己的职责。能够适应现代组织技术比较复杂和管理分工较细的特点。缺点是多头领导妨碍了组织的统一指挥,不利于明确划分职责与职权;各职能机构往往从本单位的业务出发考虑工作,横向联系差;对于环境发展变化的适应性差,不够灵活;强调专业化,使管理者忽略了本专业以外的知识,不利于培养上层管理者。

  3.直线—参谋型组织结构。按照组织职能来划分部门和设置机构,实行专业分工;把组织管理机构和人员分为两类,一类是直线指挥部门和人员,一类是参谋部门和人员。直线部门和人员在自己的职责范围内有决定权,对其所属人员的工作实行指挥和命令并负全部责任。职能部门则是直线主管的参谋,只能对下级机构提供建议和业务指导,没有指挥和命令的权力。

  直线—参谋型组织结构的优点是各级直线管理者都有相应的职能机构和人员作为参谋和助手,因而能够对本部进行有效管理,以适应现代管理工作比较复杂而细致的特点。每个部门都是由直线人员统一指挥,这就满足了现代组织活动需要统一指挥和实行严格的责任制度的要求。缺点是下级部门的主动性和积极性受到限制,部门之间互通情报少。职能部门与直线部门之间目标不一致时,容易产生矛盾。

  4.直线—职能参谋型组织结构(见图)。结合了直线参谋型组织结构和职能型组织结构的优点,是在坚持直线指挥的前提下,为了充分发挥职能部门的作用,直线主管在某些特殊的任务上授予某些职能部门一定权力,使他们在权限范围内直接指挥下属直线部门。

  

  5.事业部组织结构(见图)。各事业部有各自的产品和市场,实行独立核算。事业内部则在经营上拥有自主权和独立性。

  

  这种结构形式的特点是“集中决策,分散经营”,即企业集中决策,事业部独立经营,这是在组织形式上由集权化向分权化转化的改革。缺点是由于机构重复,造成管理人员的浪费,各个事业部独立经营,相互支援较差,各事业部主管多考虑本事业部利益,而忽视整个组织的利益。

  6.矩阵结构。也称规划一目标结构。它是依据职能划分的部门和按产品(项目或服务)划分的部门结合起来组成一个矩阵,使同一名员工与原职能部门保持组织与业务上的联系,又参加产品或项目小组的工作。

  它的优点是加强了各职能部门的横向联系,具有较大的机动性和适应性,实行了集权与分权的结合,有利于发挥专业人员的潜力,有利于各种人才的培养。缺点是由于这种组织形式是实行纵向、横向的领导,若处理不当,会由于意见分歧而造成工作中的相互扯皮。

  7.多维立体组织结构。直线职能制、矩阵制、事业部制和地区、时间结合为一体的复杂机构形态。通过多维的立体组织结构,可使这三方面的机构协调一致,紧密配合,为实现组织的总目标服务。多维立体组织结构适用于多种产品开发、跨地区经营的跨国公司或跨地区公司,可以为这些企业在不同产品、不同地区增强市场竞争力提供组织保证。图就是多维立体组织结构之一种。

  

  8.虚拟组织。虚拟组织与传统的实体组织不同,它是围绕核-心能力,利用计算机信息技术、网络技术及通信技术,与全球企业进行互补、互利的合作,合作目的达到后,合作关系随即解散。以此种形式,能够快速获取处于全球各处的资源,为我所用,从而缩短“从观念到现金流”的周期。不仅如此,灵活的虚拟组织,可避免环境的剧烈变动给组织带来的冲击。

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